Syndic :

Le Syndic est le mandataire du Syndicat des Copropriétaires qu’il représente, tant dans les actes de la vie civile, qu’en justice. Il n’est ni le salarié du Syndicat, ni le représentant individuel de chacun.

Le Syndic participe activement à la préservation du patrimoine commun et défend les intérêts de la Copropriété.

Il exerce un métier qui demande de multiples compétences, et s’adresse à des juristes, des Bureaux d’études, des fournisseurs, des techniciens et différents prestataires de services.

Copropriétaire :

Le copropriétaire possède au sein de la Copropriété un ou plusieurs lots privatifs (appartement, local commercial, cave …) et une quote-part des parties communes  définie par le cahier des charges.

Cahier des charges (ou règlement de copropriété) :

Il fixe l’objet des parties privatives et communes, ainsi que leur jouissance, conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Ordre du jour de l’Assemblée Générale :

Il s’agit de la liste des questions qui seront débattues lors de l’Assemblée. Lorsqu’un propriétaire qui souhaite porter un point à l’ordre du jour, il doit signifier sa demande auprès du Syndic avant l’envoi de la convocation. Il n’y aura pas possibilité de faire un additif ni une modification à l’ordre du jour après envoi de la convocation. Le syndic pourra ainsi inscrire sa demande à l’ordre du jour. L’Assemblée Générale procèdera au vote sur les points définis à l’ordre du jour après en avoir débattu.

Convocation à l’Assemblée Générale :

L’Assemblée Générale Ordinaire se tient une fois par an. En application du Décret du 17 Mars 1967, le syndic convoque l’Assemblée Générale. Elle peut toutefois être demandée au Syndic soit par le Conseil Syndical, soit par un ou plusieurs copropriétaires. Le Syndic doit prévenir 21 jours à l’avance au moins, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise aux copropriétaires contre émargement. Le point de départ de ce délai est fixé au lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. En cas d’urgence, ce délai peut être raccourci.

La convocation est formée de l’ordre du jour, le budget prévisionnel et les comptes du Syndicat, du contrat de Syndic, les devis en cas de prévision de travaux à réaliser.

La feuille de présence :

La feuille de présence liste tous les propriétaires ainsi que leurs tantièmes. Elle permet de noter qui est présent, représenté ou absent à l’Assemblée, et de voir si le quorum est atteint pour chacun des points de l’ordre du jour.
Elle doit être signée par tous les copropriétaires présents, ou par leur représentant.

Désignation du bureau :

L’Assemblée élit à la majorité de l’article 24 son bureau constitué du Président de séance, d’un (des) scrutateur(s) et d’un secrétaire. Seul le président de séance et le secrétaire sont obligatoires, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.

Désignation du Syndic :

La désignation du Syndic doit être décidé par l’Assemblée Générale selon la majorité absolue de l’article 25. Le Syndic professionnel doit obligatoirement être doté d’une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière ». En aucun cas le président du Conseil Syndical ne peut se substituer au Syndic.

Différentes majorités pour le vote des résolutions :

Calcul des voix : Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant aux tantièmes de sa quote-part des parties communes.

Il existe différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

En cas de silence de la loi ou du règlement de copropriété, c’est la majorité de l’art. 24 (majorité simple) qui s’applique.

Si le quorum requis n’est pas atteint, la résolution peut être, en deuxième lecture, votée à la majorité inférieure.

Majorité simple : article 24

Plus de 50 % des voix exprimées (tantièmes) des copropriétaires présents ou représentés (entretien, travaux d’entretien, budget …).

Majorité absolue : article 25

Plus de 50 % des voix de l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absent. (désignation du Syndic et du Conseil Syndical, provision pour travaux …).

Double majorité : article 26

Plus de 50 % des copropriétaires en nombre, et représentant au moins 2/3 des voix de la totalité des copropriétaires (travaux d’améliorations).

Unanimité 

Accord de la totalité des copropriétaires (certaines modifications du règlement de copropriété).

A noter : Lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. (Article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Etre représenté lors de l’Assemblée :

Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez vous faire représenter et ainsi participer aux décisions. Un pouvoir vierge est toujours joint à la convocation. Vous avez la possibilité de le compléter et de le transmettre, à une personne de votre choix (parent, ami, voisin, qu’il soit ou non copropriétaire), que vous chargez de vous représenter en mentionnant son nom sur le pouvoir. Le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du Syndic, la loi lui interdisant de vous représenter. Certaines décisions nécessitent le vote positif d’une majorité renforcée de copropriétaires. Pour exprimer vos décisions, la meilleure solution consiste à préciser sur le pouvoir ou sur un courrier d’accompagnement daté et signé vos consignes de vote pour les résolutions concernées. A savoir : Selon l’article 22 de la loi du 31/12/85, une personne ne peut détenir plus de 3 pouvoirs sauf si le total des voix dont elle dispose reste inférieur à 5% des voix du Syndicat.

Le procès verbal de l’Assemblée Générale :

Le procès verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les décisions qui se sont tenus lors de l’Assemblée Générale.

Chaque copropriétaire, reçoit le procès-verbal dans les jours qui suivent L’Assemblée et au plus tard dans les 2 mois.

Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par l’Assemblée et non les débats. Il est approuvé et signé par les membres du bureau en fin de séance.

À compter de sa présentation par le facteur, les copropriétaires opposants ou absents et non représentes disposent d’un délai de contestation de 2 mois. C’est pourquoi, certaines décisions prises en Assemblée ne sont pas exécutées immédiatement (notamment les travaux soumis à l’article 25 et 26 – sauf urgence).

Le budget prévisionnel :

Le Syndic est chargé d’établir un budget des dépenses courantes qu’il propose d’abord au Conseil Syndical. Le budget prévisionnel est ensuite soumis au vote lors de l’Assemblée. Ce budget est établi au regard des dépenses passées et de celles envisagées dans le courant de l’année en tenant compte de l’indexation des contrats existants. Ne sont pas compris dans le budget les travaux votés par l’assemblée générale et les travaux hors gestion courante dont le règlement est exigible selon les modalités fixées par l’assemblée générale. Le budget et ses annexes figurent au titre des documents qui doivent accompagner la convocation à l’assemblée générale.

Les appels de charges :

Le règlement de copropriété définit, pour chaque lot, un nombre de tantièmes qui est calculé principalement en fonction de la surface et l’étage.

Certaines dépenses ne concernent pas tous les lots de l’immeuble (par exemple, les rez-de-chaussée n’ont pas l’usage de l’ascenseur). C’est pourquoi, le règlement de copropriété définit, en complément des tantièmes, des clés de répartition.

Charges sur budget :

Les appels de charges sont envoyés avant le début de chaque trimestre aux copropriétaires.

Généralement, ils représentent chacun 25 % du budget prévisionnel adopté en Assemblée Générale En fin d’année, les comptes sont clôturés.

Dès que L’Assemblée a approuvé les comptes, on procède à la régularisation des charges :

- si les versements trimestriels ont été supérieurs aux dépenses réelles de l’année, le crédit viendra en déduction des appels de charges à venir.

- si les versements trimestriels ont été inférieurs aux dépenses réelles de l’année, le débit viendra en supplément des appels de charges à venir.

Les appels spéciaux travaux :

Certains travaux (ravalement de façade, étanchéité, toiture, rénovation des parties communes) ne relèvent pas de l’entretien courant.

Ces travaux sont votés lors de l’Assemblée Générale après présentation de plusieurs devis et sont payés par des appels spéciaux dont le montant et la périodicité sont définis par l’Assemblée.

Le recouvrement de charges :

Sans un paiement régulier des charges, le Syndic ne peut pas gérer correctement les parties communes, et c’est tout l’immeuble qui en subit les conséquences.

En cas d’impayé, le syndic se doit d’engager une mesure de régularisation de la situation. Une lettre de rappel est envoyée dans un premier temps, puis une lettre de mise en demeure envoyée en recommandée A/R si les charges ne sont toujours pas acquittés, etc. Tous les frais de recouvrement sont imputés au copropriétaire débiteur (loi S.R.U.).

Vérification des comptes :

Pour les copropriétaires qui le souhaitent, la consultation des documents comptables (comptes de charges et bancaires, les justificatifs de charges) devra se faire de préférence avant que l’Assemblée ne se réunisse, afin de pouvoir voter l’approbation des comptes.

Compte bancaire séparé :

Il correspond à un compte bancaire sur lequel les encours de trésorerie sont au nom exclusif du Syndicat des copropriétaires.
Ce compte est ouvert au nom de la copropriété.